Какая подпись нужна для ЭПД: КЭП, Госключ и МЧД

Никита Шишков, заместитель генерального директора СТК · Актуально на 26.10.2026

Документ, подписанный неподходящей подписью или без доверенности, по закону не считается подписанным. С подписью лучше разобраться до первой отгрузки. Ниже – какие виды подписи бывают, какие из них подходят для перевозочных документов и что подготовить в компании.

Какие бывают виды электронной подписи?

В законе об электронной подписи (63-ФЗ) указаны три вида.

Простая (ПЭП). Логин и пароль, код из СМС, подтверждение в приложении. Подтверждает, что действие совершил конкретный пользователь, но документ криптографически не защищает.

Усиленная неквалифицированная (УНЭП). Создаётся криптографией, позволяет установить подписанта и проверить, что документ не меняли после подписи. Для перевозочных документов закон допускает УНЭП физического лица, выпущенную через приложение «Госключ».

Усиленная квалифицированная (УКЭП, чаще говорят КЭП). Самая защищённая, по закону равна собственноручной подписи. Выдаётся удостоверяющим центром ФНС, его доверенными лицами и аккредитованными удостоверяющими центрами.

Слово «ЭЦП» в законе больше не используется. Правильно — «электронная подпись».

Какой подписью можно подписывать ЭТрН и поручение экспедитору?

ЭТрН и ЭПЭ подписывают только квалифицированной электронной подписью (КЭП). Это КЭП руководителя организации либо КЭП сотрудника вместе с машиночитаемой доверенностью (МЧД). Усиленную неквалифицированную подпись физического лица (УНЭП) через «Госключ» используют только водители, чтобы подтвердить приём и сдачу груза. Так установлено статьёй 18.1 Устава автомобильного транспорта (259-ФЗ). Для экспедиторских документов – поручений и расписок – такое же правило есть в законе о транспортной экспедиции и в постановлении Правительства № 469.

Простой подписью (ПЭП) юридически значимые перевозочные документы не подписывают.

Что такое МЧД и когда она нужна?

Машиночитаемая доверенность – электронная доверенность в формате XML, подписанная КЭП руководителя. Она подтверждает, что сотрудник вправе подписывать документы от имени компании.

С 1 сентября 2024 года сотрудник подписывает документы компании своей личной подписью, а полномочия подтверждает МЧД. Подпись с реквизитами организации выпускается на руководителя. Отсюда простое правило:

• подписывает директор своей КЭП – доверенность не нужна;
• подписывает логист, кладовщик, бухгалтер – нужна его подпись и МЧД на подписание перевозочных документов.

Доверенность привязана к человеку и сроку. Уволился сотрудник или истёк срок – документы, подписанные после этого, считаются подписанными без полномочий.

Кому в компании-грузоотправителе какая подпись нужна?

Какой подписью можно подписать конкретный титул, зависит ещё и от настроек вашего оператора ЭДО. Уточните у него до того, как массово выпускать подписи через «Госключ».

Что подписывает клиент экспедитора?

Одно поручение экспедитору на заказ, если экспедитор принимает груз во владение. Транспортные накладные с перевозчиками подписывает экспедитор. Если вы сами получаете грузы, понадобится ещё подпись на титуле грузополучателя в ЭТрН.

Минимальный набор для такого клиента:

1. КЭП руководителя.
2. Личная подпись сотрудника, который будет подписывать поручения, и МЧД на него.
3. Подключение к оператору ЭПД.

Чего нельзя делать с электронной подписью?

• Передавать токен или пароль от подписи коллеге, даже на время отпуска.
• Подписывать документ чужой подписью.
• Пользоваться подписью или доверенностью уволившегося сотрудника.
• Подписывать с истёкшим сертификатом или МЧД.

Первое и второе нарушают закон об электронной подписи, и отвечает за это владелец подписи. Третье и четвёртое делают документ неподписанным. Проще завести общую таблицу со сроками сертификатов и доверенностей и проверять её раз в месяц.

Как это работает в СТК?

В СТК поручение экспедитору вы подписываете своей КЭП или подписью сотрудника с МЧД. Всё остальное по перевозке – расписки, накладные, документы с перевозчиками и терминалами – подписывают сотрудники СТК своими подписями и доверенностями.